Sistem Informasi LKS Bipartit

Ringkasan

LKS Bipartit (Lembaga Kerja Sama Bipartit) adalah forum komunikasi dan konsultasi antara perwakilan pengusaha dan perwakilan pekerja/buruh di tingkat perusahaan. Forum ini berfungsi sebagai sarana untuk mendiskusikan berbagai hal yang berhubungan dengan hubungan industrial di perusahaan, termasuk peningkatan produktivitas, kondisi kerja, dan kesejahteraan pekerja.

LKS Bipartit terdiri dari dua pihak (bipartit), yaitu pengusaha dan pekerja, yang bertujuan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang mungkin timbul secara internal tanpa harus melibatkan pihak ketiga seperti pemerintah atau mediator. Pembentukan LKS Bipartit diatur dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan di Indonesia, yang mewajibkan perusahaan dengan jumlah pekerja lebih dari 50 orang untuk membentuk lembaga ini.

Fungsi utama LKS Bipartit adalah sebagai forum dialog sosial untuk mencapai kesepakatan bersama dalam menyelesaikan masalah-masalah hubungan kerja yang tidak harus dibawa ke tingkat mediasi atau pengadilan.

Pendahuluan

LKS Bipartit (Lembaga Kerja Sama Bipartit) merupakan forum dialog antara pengusaha dan pekerja untuk menjaga hubungan industrial yang harmonis, dinamis, dan berkeadilan di tempat kerja. Dengan berkembangnya teknologi, pengelolaan informasi LKS Bipartit bisa dilakukan melalui sistem informasi yang memudahkan dalam mencatat, memantau, dan mengelola seluruh proses LKS Bipartit secara digital.

Panduan ini bertujuan untuk memberikan petunjuk dalam menggunakan Sistem Informasi LKS Bipartit secara efektif, mulai dari proses pendaftaran, pengelolaan data, hingga pelaporan dan monitoring.

Alur Sistem

Berikut alur sistem yang terdapat pada Sistem Informasi LKS Bipartit :



Gambar 1.1 Alur Sistem Informasi LKS Bipartit

Fitur

Berikut fitur yang terdapat pada Sistem Informasi LKS Bipartit :

Akses dan Keamanan Data
Sistem otorisasi dan keamanan untuk memastikan hanya pengguna yang berhak yang dapat mengakses informasi. Dan juga pemisahan hak akses berdasarkan peran.
Pendaftaran LKS Bipartit
Mengelola pendaftaran anggota LKS Bipartit (baik perwakilan pengusaha maupun pekerja). Memverifikasi dan mengesahkan anggota yang terdaftar.
Pelaporan dan Monitoring kegiatan
Fasilitas pelaporan untuk memantau isu yang sedang berjalan di LKS Bipartit. Laporan perkembangan diskusi dan keputusan yang sudah dibuat.
Penyimpanan Dokumen
Penyimpanan dan pengelolaan dokumen-dokumen terkait seperti kesepakatan, peraturan internal, serta laporan. Akses dokumen secara terstruktur oleh anggota.
Penutup

Sistem Informasi LKS Bipartit ini diharapkan dapat mempermudah pengelolaan hubungan industrial antara pengusaha dan pekerja, mempercepat penyelesaian masalah, serta mendukung terciptanya komunikasi yang efektif dan efisien. Setiap pengguna diharapkan memanfaatkan sistem ini dengan baik untuk mencapai tujuan bersama dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.

Registrasi Akun di Sistem Informasi LKS Bipartit

Registrasi akun merupakan langkah pertama untuk mendapatkan hak akses terhadap sistem. Berikut adalah panduan detail untuk melakukan registrasi akun:

Akses Sistem Informasi LKS Bipartit
  • Masuk ke halaman utama Sistem Informasi LKS Bipartit melalui web browser yang mendukung (seperti Google Chrome, Firefox, atau lainnya).
  • Pastikan Email yang akan digunakan merupakan email aktif.

Gambar 1.1 Halaman Login

Daftar Akun

Klik tombol "Daftar" untuk memulai proses pendaftaran akun baru. Formulir Registrasi Anggota yang harus diisi:

  • Nama Lengkap: Isi nama lengkap sesuai identitas.
  • Email: Masukkan alamat email aktif yang akan digunakan untuk login dan menerima notifikasi.
  • Nomor Telepon: Isi dengan nomor telepon yang aktif..
  • NIK: Isi Nomor Induk Kependudukan sesuai identitas.
  • Password: Isi dengan kata sandi, hal tersebut rahasia dan tidak boleh di sebar luaskan ke siapapun.
  • Masukkan Ulang Password: Isi dengan kata sandi yang sama dengan sebelumnya.
  • Captcha: Isi sesuai angka acak yang di tampilkan oleh sistem.

Gambar 1.2 Halaman Daftar Akun

Validasi
  • Setelah semua informasi diisi, klik tombol "Buat Akun". Sistem akan memeriksa kelengkapan data.
  • Jika valid, akun baru akan tersimpan di sistem.

Gambar 1.3 Halaman Sukses validasi

Notifikasi Email, Verifikasi Email dan Aktivasi Akun

Pengguna baru akan menerima email berisi:

  • Tautan Verifikasi Akun.
  • Pengguna diminta untuk mengikuti tautan mereka dalam batas waktu tertentu, sesuai kebijakan keamanan yang telah ditentukan.
  • Pengguna harus klik tautan "Verifikasi". untuk melakukan Verifikasi email dan aktivasi akun

Gambar 1.4 Email Verifikasi

Selesai

Setelah melakukan verifikasi akun dengan klik tautan "Verifikasi" pada email, selanjutnya pengguna akan menerima "email sukses verifikasi", sebagai penanda bahwa akun telah berhasil didaftarkan dan diaktifkan. selanjutnya Pengguna dapat mulai menggunakan sistem untuk berpartisipasi dalam LKS Bipartit.

Gambar 1.5 Email Sukses Verifikasi

Pengaturan Profil Perusahaan di Sistem Informasi LKS Bipartit

Setelah akun berhasil diaktivasi, langkah berikutnya adalah melakukan pengaturan Profil Perusahaan. Pengaturan ini penting untuk memastikan bahwa informasi perusahaan terdaftar dengan lengkap dan akurat dalam sistem. Berikut adalah panduan teknis lengkap untuk mengatur profil perusahaan:

Login ke Sistem
  • Setelah akun diaktifkan, pengguna (Admin perusahaan) masuk ke Sistem Informasi LKS Bipartit menggunakan email dan password yang telah dibuat saat proses registrasi.

    • Gambar 1.1 Halaman Login

  • Setelah berhasil login, pengguna akan diarahkan ke menu "Dashboard Utama".
  • Di Dashboard, cari dan klik sub-menu "Perusahaan", sub-menu tersebut adalah menu Pengaturan Profil Perusahaan.

    • Gambar 1.1 Halaman Pengaturan Profile Perusahaan

Isi atau Perbarui Informasi Perusahaan

Pada halaman Profil Perusahaan, admin akan melihat berbagai kolom yang harus diisi atau diperbarui sesuai dengan informasi terbaru perusahaan. Berikut detail informasi yang harus dilengkapi:

  • Nama Perusahaan: Masukkan nama resmi perusahaan sesuai dengan dokumen legalitas.
  • Alamat Perusahaan: Isi alamat lengkap kantor pusat perusahaan, termasuk kota, provinsi, dan kode pos.
  • Nomor Telepon Perusahaan: Masukkan nomor telepon kantor yang bisa dihubungi untuk keperluan hubungan kerja dan komunikasi.
  • Email Perusahaan: Masukkan alamat email perusahaan yang digunakan untuk urusan formal dan korespondensi terkait LKS Bipartit.
  • Jenis Usaha (KBLI): Pilih bidang usaha atau industri di mana perusahaan beroperasi (misalnya, manufaktur, jasa, perbankan, dsb.).
  • Nomor Registrasi Perusahaan: Masukkan nomor registrasi atau identifikasi perusahaan
  • Jumlah Karyawan: Masukkan total jumlah karyawan di perusahaan, yang berfungsi untuk menentukan keterlibatan LKS Bipartit.
Verifikasi dan Simpan Pengaturan
  • Setelah semua informasi diisi dengan lengkap, admin harus memeriksa ulang untuk memastikan keakuratan data.
  • Klik tombol "Simpan" atau "Perbarui Profil" untuk menyimpan semua perubahan yang telah dilakukan.
  • Sistem akan menampilkan notifikasi jika pengaturan profil berhasil diperbarui.
Uji Kesesuaian Profil
  • Setelah menyimpan pengaturan, admin dapat kembali ke halaman utama atau Dashboard dan melihat ringkasan informasi perusahaan yang sudah diperbarui.
  • Jika ada informasi yang kurang atau tidak sesuai, kembali ke menu Profil Perusahaan untuk melakukan edit data lebih lanjut.
Pembaruan Berkala
  • Admin perusahaan dapat mengubah atau memperbarui informasi profil kapan saja jika terjadi perubahan, seperti alamat kantor baru atau perubahan jumlah karyawan.
  • Sistem memungkinkan pembaruan ini dilakukan secara langsung, dan perubahan akan segera tercatat dalam database sistem LKS Bipartit.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, profil perusahaan akan terdaftar dengan benar dalam sistem, sehingga mendukung kelancaran operasional dan transparansi komunikasi dalam LKS Bipartit.

Pengajuan LKS Bipartit di Sistem Informasi

Dalam sistem informasi LKS Bipartit, terdapat tiga jenis pengajuan utama yang dapat dilakukan oleh perusahaan, yaitu:

    1. Pencatatan Baru

    2. Perpanjangan

    3. Pergantian Pengurus

Setiap kategori pengajuan memiliki prosedur teknis yang berbeda untuk memastikan bahwa struktur dan status LKS Bipartit selalu sesuai dengan ketentuan hukum dan operasional perusahaan. Berikut adalah panduan teknis lengkap untuk setiap jenis pengajuan:

Pengajuan ini dilakukan ketika perusahaan belum memiliki LKS Bipartit yang terdaftar dan ingin membentuk serta mencatat LKS Bipartit baru. Berikut Langkah-langkah detailnya:

Login ke Sistem

Admin perusahaan masuk ke Sistem Informasi LKS Bipartit menggunakan akun yang telah diaktivasi.

Akses Menu "Pengajuan LKS"

Di dashboard utama, pilih menu "LKS Bipartit" dan klik tombol "Pengajuan Baru".

Isi Formulir Pencatatan LKS Baru

Admin akan diarahkan ke formulir yang harus diisi dengan detail berikut :

  • Jenis Pengajuan: Pilih "Pencatatan Baru".
  • Keterangan: beri keterangan bila diperlukan dan kosongkan apabila tidak diperlukan.
  • Daftar Anggota: Masukkan daftar anggota pengurus LKS, yang terdiri dari perwakilan pengusaha, perwakilan pekerja dan perwakilan serikat pekerja. Detail yang harus diisi untuk setiap anggota:
    • Nama Lengkap
    • NIK
    • Jabatan
    • Pihak (pengusaha, pekerja atau serikat pekerja)
  • Dokumen Pendukung: Unggah dokumen-dokumen pendukung (unduh dan lengkapi contoh file yang ada), seperti:
    • Permohonan Pencatatan
    • Susunan Pengurus
    • Berita Acara Bembentukan LKS
Verifikasi Data

Periksa kembali seluruh informasi yang diisi untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan.

Simpan Draft dan Ajukan Pencatatan
  • Klik tombol "Simpan Draft" untuk menyimpan draft sebelum diajukan.
  • Klik tombol "Simpan dan Ajukan" untuk mengirim pengajuan pencatatan baru ke dinas ketenagakerjaan atau pihak terkait.
  • Sistem akan memberikan notifikasi bahwa pengajuan berhasil dikirim, dan statusnya akan berubah menjadi "Dalam Proses".
Pemantauan Status Pengajuan

Admin pengguna dapat memantau status pengajuan melalui menu "LKS Bipartit", di mana status akan berubah sesuai dengan tahapan proses (misalnya, dalam verifikasi, disetujui, atau ditolak).

Perpanjangan dilakukan ketika periode kepengurusan LKS Bipartit hampir berakhir dan perusahaan ingin memperpanjang masa jabatan pengurus tanpa melakukan perubahan struktur. Berikut Langkah-langkah detailnya:

Login ke Sistem

Admin perusahaan masuk ke Sistem Informasi LKS Bipartit menggunakan akun yang telah diaktivasi.

Akses Menu "Pengajuan LKS"

Di dashboard utama, pilih menu "LKS Bipartit" dan klik tombol "Pengajuan Baru".

Isi Formulir Pencatatan LKS Baru

Admin akan diarahkan ke formulir yang harus diisi dengan detail berikut :

  • Jenis Pengajuan: Pilih "Perpanjangan".
  • Keterangan: beri keterangan bila diperlukan dan kosongkan apabila tidak diperlukan.
  • Daftar Anggota: Masukkan daftar anggota pengurus LKS, yang terdiri dari perwakilan pengusaha, perwakilan pekerja dan perwakilan serikat pekerja. Detail yang harus diisi untuk setiap anggota:
    • Nama Lengkap
    • NIK
    • Jabatan
    • Pihak (pengusaha, pekerja atau serikat pekerja)
  • Dokumen Pendukung: Unggah dokumen-dokumen pendukung (unduh dan lengkapi contoh file yang ada), seperti:
    • Permohonan Pencatatan
    • Susunan Pengurus
    • Berita Acara Bembentukan LKS
Verifikasi Data

Periksa kembali seluruh informasi yang diisi untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan.

Simpan Draft dan Ajukan Pencatatan
  • Klik tombol "Simpan Draft" untuk menyimpan draft sebelum diajukan.
  • Klik tombol "Simpan dan Ajukan" untuk mengirim pengajuan pencatatan baru ke dinas ketenagakerjaan atau pihak terkait.
  • Sistem akan memberikan notifikasi bahwa pengajuan berhasil dikirim, dan statusnya akan berubah menjadi "Dalam Proses".
Pemantauan Status Pengajuan

Admin pengguna dapat memantau status pengajuan melalui menu "LKS Bipartit", di mana status akan berubah sesuai dengan tahapan proses (misalnya, dalam verifikasi, disetujui, atau ditolak).

Pergantian pengurus diajukan apabila terjadi perubahan dalam struktur kepengurusan LKS, baik karena rotasi, pengunduran diri, atau penunjukan pengurus baru. Berikut Langkah-langkah detailnya:

Login ke Sistem

Admin perusahaan masuk ke Sistem Informasi LKS Bipartit menggunakan akun yang telah diaktivasi.

Akses Menu "Pengajuan LKS"

Di dashboard utama, pilih menu "LKS Bipartit" dan klik tombol "Pengajuan Baru".

Isi Formulir Pencatatan LKS Baru

Admin akan diarahkan ke formulir yang harus diisi dengan detail berikut :

  • Jenis Pengajuan: Pilih "Pergantian Pengurus".
  • Keterangan: beri keterangan bila diperlukan dan kosongkan apabila tidak diperlukan.
  • Daftar Anggota: Masukkan daftar anggota pengurus LKS, yang terdiri dari perwakilan pengusaha, perwakilan pekerja dan perwakilan serikat pekerja. Detail yang harus diisi untuk setiap anggota:
    • Nama Lengkap
    • NIK
    • Jabatan
    • Pihak (pengusaha, pekerja atau serikat pekerja)
  • Dokumen Pendukung: Unggah dokumen-dokumen pendukung (unduh dan lengkapi contoh file yang ada), seperti:
    • Permohonan Pencatatan
    • Susunan Pengurus
    • Berita Acara Bembentukan LKS
Verifikasi Data

Periksa kembali seluruh informasi yang diisi untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan.

Simpan Draft dan Ajukan Pencatatan
  • Klik tombol "Simpan Draft" untuk menyimpan draft sebelum diajukan.
  • Klik tombol "Simpan dan Ajukan" untuk mengirim pengajuan pencatatan baru ke dinas ketenagakerjaan atau pihak terkait.
  • Sistem akan memberikan notifikasi bahwa pengajuan berhasil dikirim, dan statusnya akan berubah menjadi "Dalam Proses".
Pemantauan Status Pengajuan

Admin pengguna dapat memantau status pengajuan melalui menu "LKS Bipartit", di mana status akan berubah sesuai dengan tahapan proses (misalnya, dalam verifikasi, disetujui, atau ditolak).

Catatan Tambahan:
Notifikasi Pengajuan : Setiap pengajuan, baik pencatatan baru, perpanjangan, maupun pergantian pengurus, akan mendapatkan notifikasi status (dalam proses, disetujui, atau ditolak) yang dapat diakses oleh admin perusahaan.
Dokumen Digital : Pastikan semua dokumen pendukung yang diunggah dalam bentuk digital (PDF) sesuai dengan format yang diminta oleh sistem untuk menghindari kendala saat pengajuan.
Batas Waktu Pengajuan : Perhatikan batas waktu pengajuan perpanjangan atau pergantian pengurus untuk memastikan kelancaran operasional LKS Bipartit tanpa gangguan.

Dengan mengikuti panduan teknis ini, perusahaan dapat mengajukan, memperpanjang, atau mengganti pengurus LKS Bipartit dengan mudah dan terstruktur.

Mengelola Kegiatan di Sistem Informasi LKS Bipartit

Mengelola kegiatan dalam LKS Bipartit adalah langkah penting untuk memastikan bahwa setiap pertemuan, agenda, dan aktivitas yang dilakukan oleh LKS terdokumentasi dengan baik. Sistem Informasi LKS Bipartit menyediakan fitur untuk merencanakan, mencatat, dan memantau kegiatan LKS secara terstruktur. Berikut adalah panduan teknis untuk mengelola kegiatan di dalam sistem:

Login ke Sistem
  • Admin perusahaan atau pengurus LKS login ke Sistem Informasi LKS Bipartit menggunakan email dan password yang telah diaktivasi.
  • Setelah berhasil login, pengguna akan diarahkan ke halaman "Dashboard".
Akses Menu "Kegiatan"

Di Dashboard, cari dan klik menu "Kegiatan" lalu "Kelola Kegiatan". Di sini, pengguna dapat mengelola kegiatan atau rapat LKS yang sudah berlangsung maupun yang akan datang.

Buat Kegiatan Baru
  • Untuk membuat kegiatan atau pertemuan baru, klik tombol "Kegiatan Baru".
  • Pengguna akan diarahkan ke halaman formulir yang harus diisi dengan detail kegiatan sebagai berikut:
    • Judul Kegiatan: Masukkan judul kegiatan.
    • Gambar: Masukkan Gambar sebagai sampul kegiatan.
    • Konten: penjelasan kegiatan secara detail, berikut panduan detail terkait pengisian konten:
      • Tanggal dan Waktu Kegiatan: Tentukan tanggal dan jam pelaksanaan kegiatan. Jika kegiatan berlangsung selama beberapa hari, pilih tanggal mulai dan berakhirnya.
      • Tempat Kegiatan: Masukkan lokasi di mana kegiatan diadakan.
      • Agenda Kegiatan: Jelaskan secara singkat agenda atau topik yang dibahas dalam kegiatan tersebut.
      • Anggota yang Diundang: Pilih anggota LKS yang terlibat dalam kegiatan tersebut dari daftar anggota yang terdaftar di sistem.
      • Dokumen Pendukung: Unggah dokumen terkait, seperti agenda rapat, materi diskusi, atau informasi lain yang mendukung kegiatan.
Simpan dan Publikasikan Kegiatan
  • Setelah semua informasi diisi dengan lengkap, klik tombol "Simpan" atau "Publikasikan".
  • Pengguna juga bisa memilih untuk menyimpan kegiatan sebagai draft jika kegiatan tersebut belum siap untuk dipublikasikan.
Pemantauan Kegiatan
  • Di halaman "Kelola Kegiatan", pengguna dapat memantau seluruh kegiatan yang pernah dilakukan, baik yang sudah selesai maupun yang masih dijadwalkan.
  • Setiap kegiatan akan tercatat dalam sistem, dan riwayat kegiatan dapat diakses, termasuk notulen, keputusan, atau tindak lanjut dari pertemuan tersebut.

Dengan mengikuti panduan ini, pengelolaan kegiatan di LKS Bipartit akan menjadi lebih terstruktur dan mudah dikelola. Sistem ini mempermudah semua pihak dalam berpartisipasi, memahami agenda, dan melacak hasil serta tindak lanjut dari setiap pertemuan.

"Pastikan semua dokumen pendukung, hasil pertemuan, dan tindak lanjut diunggah dan disimpan dalam sistem untuk memudahkan akses di masa mendatang."

by Silabi